TERMOS DE USO — SISTEMA DE GESTÃO MHEADS

Versão GRP001.0001 · Vigência a partir de 30 de agosto de 2026

1. QUEM SOMOS E O QUE ESTE DOCUMENTO REGE

EMS TECNOLOGIA EM INFORMATICA LTDA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº 10.346.664/0001-60, com sede na Rua Marechal Floriano Peixoto, nº 960, 22º andar, sala 225, Centro, Foz do Iguaçu/PR, CEP 85851-020, e-mail atendimento@mheads.com.br, doravante denominada MHEADS.

Estes Termos regem o uso do sistema de gestão empresarial (ERP) da Mheads Sistemas, doravante SISTEMA, por pessoa jurídica que o contrate, doravante CLIENTE.

Ao aceitar estes Termos, o CLIENTE declara tê-los lido e concorda integralmente com eles.

1.1 Definições

2. O QUE É CONTRATADO

2.1 A MHEADS concede ao CLIENTE licença de uso do SISTEMA, não exclusiva e intransferível, durante a vigência da contratação.

2.2 O SISTEMA é fornecido como serviço pela internet (SaaS). Não há entrega de cópia do programa, e o CLIENTE não adquire qualquer direito sobre o software.

2.3 A licença é concedida por LOJA. Cada estabelecimento adicional exige contratação própria, com valor próprio.

2.4 Os recursos e limites de cada PLANO (usuários simultâneos, LOJAS, notas de serviço, armazenamento) são os exibidos e registrados no PEDIDO no momento do aceite, correspondentes à tabela de planos então vigente, publicada em https://mheads.com.br/funcionalidades.

2.4.1 A página pública tem caráter informativo e sua alteração não modifica retroativamente a contratação. A redução de recursos ou limites do PLANO contratado observa o rito da cláusula 14.

2.5 — Limites do PLANO. Não há cobrança por excedente de uso. Atingido o limite do PLANO, o recurso correspondente deixa de estar disponível até que o CLIENTE amplie a contratação.

2.6 A ampliação — migração para PLANO superior ou contratação de LOJA adicional — constitui alteração de contratação e exige aceite específico, na forma das cláusulas 3.5 e 3.6. Nenhum valor é cobrado sem esse aceite.

3. CONTRATAÇÃO, ACEITE E USUÁRIO RESPONSÁVEL

3.1 A contratação se dá pelo aceite eletrônico destes Termos e do PEDIDO, dentro do próprio SISTEMA. Sem o aceite não há acesso ao SISTEMA.

3.2 O CLIENTE indica um USUÁRIO RESPONSÁVEL, único, com poderes para contratar planos, adicionar LOJAS, aceitar novas versões destes Termos, alterar e cancelar. Somente ele visualiza e confirma essas operações.

3.3 Enquanto o CLIENTE não indicar o USUÁRIO RESPONSÁVEL, qualquer usuário administrador poderá confirmar contratações. Toda confirmação é comunicada por e-mail ao endereço cadastrado, e o CLIENTE dispõe de 7 (sete) dias para manifestar discordância.

3.3.1 Manifestada a discordância no prazo, a contratação é desfeita desde a origem, sem qualquer cobrança ao CLIENTE, restabelecendo-se a condição anterior. Não havendo manifestação, a contratação reputa-se ratificada.

3.4 O aceite eletrônico constitui manifestação válida de vontade e meio de comprovação da contratação, nos termos do art. 10, §2º, da MP 2.200-2/2001. É registrado com identificação do usuário, data, hora, endereço IP, a versão e o hash dos documentos aceitos e o registro do PEDIDO exibido. A MHEADS conserva esse registro durante a contratação e por 10 (dez) anos após o encerramento — prazo prescricional geral do art. 205 do Código Civil —, fornecendo cópia ao CLIENTE mediante solicitação.

3.5 Cada LOJA adicionada exige aceite específico, com exibição do valor da LOJA e do novo total mensal.

3.6 A migração para PLANO diverso exige aceite específico, com exibição dos recursos do novo PLANO, do novo valor e da data a partir da qual passa a vigorar.

3.7 — Convite e ativação do USUÁRIO. O CLIENTE cadastra o nome, o e-mail, a função, as LOJAS e os níveis de acesso da pessoa que deseja habilitar. O cadastramento gera apenas um convite pendente e não concede acesso imediato ao SISTEMA.

3.7.1 O acesso é ativado somente depois que a pessoa convidada confirma seu e-mail, aceita o convite e aceita os termos aplicáveis à CONTA DO USUÁRIO, ao WORKSPACE e ao uso do SISTEMA. O aceite produz simultaneamente os seguintes efeitos:

• (a) cria ou ativa a CONTA DO USUÁRIO, individual e global
• (b) disponibiliza o acesso ao WORKSPACE
• (c) ativa o VÍNCULO DE ACESSO com o CLIENTE que realizou o convite, observadas as LOJAS, funções e permissões por ele definidas

3.7.2 A CONTA DO USUÁRIO é individual e identificada pelo e-mail. O mesmo USUÁRIO pode manter VÍNCULOS DE ACESSO com dois ou mais CLIENTES, simultaneamente ou em períodos diferentes.

3.7.3 Cada VÍNCULO DE ACESSO é independente. A função, as LOJAS acessíveis e as permissões são definidas separadamente por cada CLIENTE e produzem efeitos apenas em seu próprio ambiente.

3.7.4 O aceite de convite enviado por um CLIENTE não concede acesso aos dados ou ao ambiente de qualquer outro CLIENTE.

3.7.5 — Pessoa que já possui CONTA DO USUÁRIO. Se a pessoa convidada já possuir CONTA DO USUÁRIO ativa, o aceite do convite apenas acrescenta o novo VÍNCULO DE ACESSO, preservando-se a conta, o WORKSPACE e o respectivo conteúdo já existentes. Em qualquer hipótese — conta nova ou preexistente —, o aceite assegura ao USUÁRIO o acesso ao WORKSPACE, na forma da cláusula 8.3.

4. PREÇO E PAGAMENTO

4.1 O valor mensal é o constante do PEDIDO aceito pelo CLIENTE.

4.1.1 A cobrança tem início na data do aceite, independentemente da conclusão da implantação assistida (cláusula 8.2), que corre em paralelo à disponibilização do SISTEMA.

4.2 — Modalidade de cobrança. A modalidade é a indicada no PEDIDO, podendo ser:

• (a) Pós-paga — o pagamento refere-se ao período já utilizado, sendo a fatura de cada mês relativa ao uso do mês anterior
• (b) Pré-paga — o pagamento é antecipado e refere-se ao período seguinte. O acesso ao SISTEMA fica disponível durante o período pago

4.3 O vencimento é o dia do mês correspondente à data do aceite da contratação, repetindo-se mensalmente. Nos meses em que não houver o dia correspondente, o vencimento é o último dia do mês.

4.3.1 Havendo mais de uma LOJA, cada uma tem vencimento próprio, correspondente à data do seu respectivo aceite — de modo que o CLIENTE pode ter faturas com vencimentos distintos.

4.3.2 Os meios de pagamento aceitos são boleto bancário e Pix.

4.4 — Mora. O atraso no pagamento, em qualquer das modalidades da cláusula 4.2, sujeita o CLIENTE a multa de 2% (dois por cento) sobre o valor em aberto e juros de mora de 1% (um por cento) ao mês, calculados pro rata die.

Na modalidade pré-paga, o pagamento deve ocorrer até o vencimento para assegurar o período seguinte de utilização. A eventual manutenção temporária do acesso após o vencimento constitui mera tolerância e não afasta a mora nem a exigibilidade do valor devido.

4.4.1 — Suspensão conforme a modalidade.

• Modalidade pós-paga — o atraso autoriza a suspensão da LOJA em dois estágios:
  1. a partir de 5 (cinco) dias de atraso, fica suspenso o acesso ao ERP, permanecendo o PDV em funcionamento e sincronização;
  2. a partir de 10 (dez) dias de atraso, a suspensão alcança também o PDV.
• Modalidade pré-paga — não realizado o pagamento até o vencimento, o CLIENTE fica inadimplente. A MHEADS poderá manter o acesso por até 5 (cinco) dias, a título de mera tolerância, após os quais será realizada a suspensão total da LOJA.

4.4.1.1 A tolerância concedida na modalidade pré-paga não constitui prorrogação do vencimento, novação, gratuidade, renovação sem pagamento nem direito à sua repetição nos períodos seguintes.

4.4.1.2 — Avisos. A MHEADS comunica ao e-mail cadastrado, antes da suspensão, o débito em aberto e a data em que o acesso será suspenso. Efetivada a suspensão, envia nova comunicação informando o corte e o valor necessário para o restabelecimento.

4.4.1.3 O valor cuja exigibilidade esteja suspensa na forma da cláusula 4.7 não é considerado para os efeitos da suspensão, nem impede o restabelecimento do acesso.

4.4.1.4 — Restabelecimento. O acesso é restabelecido com a confirmação da compensação do pagamento, e não com o mero envio do comprovante:

• (a) Pix — a compensação é imediata e o acesso é restabelecido de imediato
• (b) Boleto bancário — a compensação depende do repasse pela instituição financeira, que pode levar até 72 (setenta e duas) horas. Esse prazo é do sistema bancário e não da MHEADS, que restabelece o acesso assim que recebe a confirmação

4.4.1.5 A quitação parcial, subsistindo débito vencido, não restabelece o acesso.

4.4.1.6 — A suspensão é por LICENÇA. Cada LOJA tem licença e fatura próprias (cláusulas 2.3 e 4.3.1). A suspensão alcança apenas a LOJA cuja fatura esteja em atraso; as demais permanecem em pleno funcionamento.

4.4.2 A suspensão prevista na cláusula 4.4.1 decorre do inadimplemento do CLIENTE. A MHEADS não responde por prejuízo decorrente da indisponibilidade do SISTEMA durante o período de suspensão, nem pela impossibilidade de operar, emitir documentos ou acessar dados nesse intervalo.

4.5 A suspensão por inadimplência não encerra a contratação e não apaga os DADOS DO CLIENTE, que permanecem armazenados enquanto a contratação estiver vigente. A eliminação de dados só ocorre após o encerramento, na forma da cláusula 6.5.

4.5.1 — Encerramento por inadimplência na modalidade pós-paga. Persistindo o inadimplemento por 60 (sessenta) dias contados da suspensão do primeiro estágio da respectiva LOJA, a contratação será encerrada no 60º dia. A MHEADS comunicará a data do encerramento ao e-mail cadastrado com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, aplicando-se as cláusulas 5.3 e 6.5, sem prejuízo da cobrança dos valores devidos.

4.5.1.1 — Encerramento por inadimplência na modalidade pré-paga. Decorridos 30 (trinta) dias do vencimento sem pagamento, a contratação da respectiva LOJA será automaticamente encerrada, mediante comunicação prévia ao e-mail cadastrado.

O encerramento não gera multa contratual de rescisão nem mensalidades posteriores à sua data, mas permanecem devidos o valor vencido, a multa de mora, os juros e os demais encargos previstos nestes Termos.

4.5.2 Na modalidade pós-paga, o faturamento fica suspenso a partir da suspensão total, retomando-se com o restabelecimento do acesso, sem prejuízo dos valores já vencidos e da cobrança do período utilizado até a suspensão.

4.5.3 — Tributos. Os valores do PEDIDO são líquidos para a MHEADS. Tributos incidentes sobre a prestação são acrescidos e destacados no documento fiscal, quando devidos.

4.5.4 Havendo retenção tributária exigida por lei, o CLIENTE a recolherá e entregará o comprovante em até 10 (dez) dias, acrescendo ao valor pago o montante necessário para que a MHEADS receba a importância líquida do PEDIDO, salvo quando a retenção configurar antecipação de tributo dela devido.

4.5.5 — Alteração da legislação tributária. Instituição, majoração, extinção ou substituição de tributos incidentes sobre a prestação — inclusive as decorrentes da transição da Emenda Constitucional 132/2023 — são repassadas ao preço para mais ou para menos, na exata proporção do impacto comprovado, demonstrado na comunicação, mediante aviso de 30 (trinta) dias, independentemente do ciclo anual da cláusula 4.6, facultada ao CLIENTE a rescisão sem ônus na forma ali prevista.

4.5.6 — Documento fiscal. A MHEADS emite documento fiscal de serviço a cada competência, enviando-o ao e-mail cadastrado. Cabe ao CLIENTE manter atualizados razão social, CNPJ, inscrições e endereço; a MHEADS não responde por crédito tributário não aproveitado em razão de dados cadastrais incorretos fornecidos pelo CLIENTE.

4.6 — Revisão ordinária. Os valores poderão ser revistos a cada 12 (doze) meses contados da data do aceite, considerando, entre outros fatores, a evolução dos custos operacionais, de infraestrutura tecnológica, de serviços e fornecedores de terceiros, a variação cambial, a evolução do SISTEMA e as condições de mercado, sem vinculação obrigatória a índice específico.

4.6.1 — Revisão extraordinária. Ocorrendo elevação relevante e comprovada dos custos referidos na cláusula 4.6, a MHEADS poderá promover revisão fora do ciclo de 12 meses, demonstrando na comunicação a causa e a proporção do impacto e limitando o reajuste à exata medida dele.

4.6.2 — Aviso prévio e direito de saída. Qualquer revisão, ordinária ou extraordinária, observa aviso prévio de 30 (trinta) dias ao e-mail cadastrado.

O CLIENTE que não concordar com o novo valor poderá rescindir sem qualquer ônus ou multa, comunicando-o até a data de início da nova condição. Nesta hipótese fica dispensado o aviso prévio de 30 dias da cláusula 5.2.1, e a rescisão produz efeito na própria data em que o novo valor entraria em vigor — de modo que o CLIENTE não é cobrado pelo valor que recusou.

4.6.3 A revisão não retroage: aplica-se apenas ao uso posterior à data informada.

4.7 — Contestação de fatura. Divergências sobre valores cobrados devem ser comunicadas ao canal da cláusula 15.7, preferencialmente em até 60 (sessenta) dias do vencimento. Comunicada nesse prazo, a MHEADS analisará em até 10 (dez) dias úteis e suspenderá a exigibilidade do valor controvertido durante a análise, não incidindo mora sobre ele.

5. PRAZO E RESCISÃO

5.1 A contratação vigora por prazo indeterminado, a partir da data indicada no PEDIDO.

5.2 Qualquer das partes pode rescindir a qualquer tempo, por escrito, sem multa para nenhuma delas.

5.2.1 — Rescisão pelo CLIENTE. Comunicada à MHEADS pelo e-mail atendimento@mheads.com.br:

• (a) Pós-paga — com antecedência mínima de 30 (trinta) dias
• (b) Pré-paga — sem prazo mínimo de antecedência, encerrando-se a contratação ao término do período já pago, na forma da cláusula 5.3 (b)

5.2.2 — Rescisão pela MHEADS. Comunicada ao e-mail cadastrado pelo CLIENTE, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, qualquer que seja a modalidade, ressalvadas as hipóteses das cláusulas 4.5.1, 4.5.1.1, 5.6.3 e 14.2.4.

5.3 — Efeitos financeiros da rescisão, conforme a modalidade da cláusula 4.2:

• (a) Pós-paga — é gerada a fatura proporcional ao período efetivamente utilizado até o encerramento
• (b) Pré-paga — o acesso permanece disponível até o fim do período já pago, não havendo devolução proporcional do período não utilizado, uma vez que o serviço permaneceu à disposição do CLIENTE durante todo o período contratado. Eventual manutenção do acesso após o vencimento constitui mera tolerância e não afasta a obrigação de pagamento, a mora nem os encargos aplicáveis

5.3.1 O disposto na alínea (b) da cláusula 5.3 não se aplica nas hipóteses das cláusulas 4.6, 5.2.2, 5.5, 8.10.3, 14.2.4 e 14.3 — encerramento por iniciativa da MHEADS, recusa pelo CLIENTE de nova condição por ela proposta, ou descumprimento por ela dos níveis de serviço —, casos em que o valor proporcional ao período pago e não utilizado é restituído em até 10 (dez) dias. A restituição não se aplica à rescisão por inadimplemento (4.5.1) ou violação (5.6).

5.4 A rescisão de uma LOJA não afeta as demais.

5.5 Descontinuação de PLANO

5.5.1 A MHEADS pode descontinuar um PLANO, comunicando o CLIENTE ao e-mail cadastrado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data de encerramento.

5.5.2 Na comunicação, a MHEADS indicará o PLANO disponível para o qual o CLIENTE pode migrar, com os respectivos recursos e valor.

5.5.3 A migração depende de aceite específico do CLIENTE, na forma da cláusula 3.6.

5.5.4 O CLIENTE que não desejar migrar tem a contratação encerrada na data informada, sem qualquer ônus ou multa, aplicando-se as cláusulas 5.3 e 6.5. Não se exige dele o aviso prévio da cláusula 5.2.1.

5.6 Rescisão por violação

5.6.1 Constatada violação grave por parte do CLIENTE, a MHEADS pode suspender imediatamente o acesso, independentemente de aviso prévio. Consideram-se violação grave:

• (a) cessão, sublicenciamento ou revenda do acesso, em desacordo com a cláusula 9.5
• (b) utilização do SISTEMA para atividade ilícita
• (c) conduta que comprometa a segurança, a integridade ou a disponibilidade do SISTEMA ou dos dados de outros clientes
• (d) tentativa de acesso não autorizado, engenharia reversa, descompilação ou reprodução do SISTEMA

5.6.2 A suspensão é comunicada ao e-mail cadastrado, com indicação do motivo. Sendo a violação sanável, o CLIENTE dispõe de 10 (dez) dias para saná-la; sanada, o acesso é restabelecido.

5.6.3 Não sanada a violação no prazo, ou sendo ela insanável, a contratação é rescindida de imediato, sem prejuízo da cobrança dos valores devidos e da reparação dos danos causados.

5.6.4 Durante a suspensão por violação a contratação permanece vigente, mantendo-se devidas as faturas do período. Sanada a violação, o acesso é restabelecido sem cobrança adicional pela suspensão.

5.6.5 A rescisão por violação não afasta o direito do CLIENTE aos seus dados, na forma do capítulo 6.

6. DADOS DO CLIENTE

6.1 Os DADOS DO CLIENTE são e permanecem do CLIENTE. A MHEADS não os utiliza para finalidade diversa da prestação do serviço, sem prejuízo do tratamento independente dos dados da CONTA DO USUÁRIO que sejam confirmados ou fornecidos diretamente pelo próprio USUÁRIO após o aceite, na forma da cláusula 7.3.2.

6.1.1 O conteúdo criado pelo USUÁRIO em seu WORKSPACE não integra os DADOS DO CLIENTE, na forma da cláusula 8.3.7.

6.2 O CLIENTE acessa e exporta seus dados a qualquer momento, pelo próprio SISTEMA, enquanto tiver acesso a ele.

6.2.1 — Durante a suspensão ou o bloqueio. Durante a suspensão prevista nas cláusulas 4.4.1 e 5.6.1 e durante o bloqueio da cláusula 14.2.2, o CLIENTE não acessa diretamente a funcionalidade de geração do backup integral de que trata a cláusula 6.3. O backup pode ser solicitado pelo canal da cláusula 15.7 e será disponibilizado em até 5 (cinco) dias úteis, após a verificação da identidade e dos poderes do solicitante.

6.2.2 A disponibilização do backup durante a suspensão ou o bloqueio não é condicionada à quitação de valores em aberto nem ao aceite de nova versão destes Termos. Os dados são do CLIENTE e não são retidos como meio de cobrança ou de pressão.

6.3 — Backup integral, quando o CLIENTE quiser. Em Configurações → Backup, o CLIENTE pode solicitar, uma vez por dia, a geração de backup integral, com todos os dados pertinentes à sua empresa. A geração é automática e não depende de solicitação à MHEADS.

6.3.1 — Formato. O backup é disponibilizado em formato estruturado e de uso corrente, acompanhado da documentação necessária à sua leitura e apto à migração, ao arquivo próprio e à conferência, e inclui os documentos fiscais eletrônicos emitidos. Não compreende softwares de terceiros, integrações, licenças externas, configurações internas do SISTEMA, conteúdo do WORKSPACE dos USUÁRIOS nem elementos de propriedade intelectual da MHEADS.

6.4 É recomendável que o CLIENTE gere o backup integral antes da data de encerramento, quando ainda tem acesso ao SISTEMA. Durante o prazo da cláusula 6.5, cópia dos dados pode ser solicitada pelo canal da cláusula 15.7, sendo disponibilizada em até 5 (cinco) dias úteis. O pedido feito dentro do prazo suspende a eliminação até a entrega.

6.4.1 Os documentos fiscais eletrônicos (XML) devem ser guardados pelo CLIENTE pelo prazo da legislação aplicável, obrigação que é dele. Decorrido o prazo de permanência nos ambientes ativos (cláusula 6.5), esses documentos deixam de estar disponíveis para acesso, recuperação operacional ou fornecimento ao CLIENTE — eventuais cópias residuais subsistem apenas nas rotinas de segurança, até o encerramento do respectivo ciclo de retenção, e não são restauradas para essa finalidade. Por isso o CLIENTE deve gerar o backup integral da cláusula 6.3 antes do encerramento — ele os inclui.

6.5 Os DADOS DO CLIENTE e os dados relacionados aos VÍNCULOS DE ACESSO mantidos com aquele CLIENTE permanecem armazenados por 30 (trinta) dias contados do encerramento da contratação e, decorrido esse prazo, são eliminados dos ambientes ativos.

Cópias residuais eventualmente existentes nos backups automatizados da infraestrutura (cláusula 6.6) permanecem inacessíveis para uso corrente e são eliminadas conforme o ciclo regular de retenção, em até 30 (trinta) dias adicionais.

Esta cláusula não determina a exclusão da CONTA DO USUÁRIO, dos dados do WORKSPACE ou dos VÍNCULOS DE ACESSO mantidos com outros CLIENTES, que são tratados de forma independente, nos termos das cláusulas 7.3.2 e 8.3.

Ressalvam-se os dados que a MHEADS deva conservar por obrigação legal, mantidos apenas para essa finalidade.

6.6 — Guarda e integridade dos dados. Por se tratar de serviço em nuvem, a guarda, a integridade e a recuperação dos DADOS DO CLIENTE, no âmbito da infraestrutura e dos serviços sob controle da MHEADS, são responsabilidade dela. Para tanto, realiza backup diário da base, em ambiente distinto do de produção, e mantém medidas técnicas e administrativas de segurança compatíveis com a natureza do serviço — observadas as hipóteses de responsabilidade do CLIENTE e as exclusões dos capítulos 11 e 15.

6.6.1 O backup de que trata a cláusula 6.3 tem finalidade diversa e complementar: destina-se a permitir que o CLIENTE leve seus dados para fora do SISTEMA — migração, arquivo próprio ou conferência. Sua disponibilização não transfere ao CLIENTE a responsabilidade da cláusula 6.6.

6.7 — Trilha de auditoria das operações. O SISTEMA registra as operações realizadas no ambiente do CLIENTE — inclusão, alteração e exclusão de registros, autorizações concedidas (como a aprovação de crediário) e a identificação do USUÁRIO que as praticou.

6.7.1 — Prazo garantido. Esses registros ficam disponíveis para consulta e extração pelo CLIENTE por, no mínimo, 30 (trinta) dias contados da data da respectiva operação.

6.7.2 — Conservação além do prazo. A MHEADS pode conservar os registros por período maior, por razões técnicas, de segurança da informação ou de cumprimento de obrigação legal. Essa conservação não constitui compromisso de disponibilização ao CLIENTE além do prazo da cláusula 6.7.1, nem lhe confere direito de exigi-los, ressalvadas as hipóteses de determinação de autoridade competente.

6.7.3 — Dever do CLIENTE. Cabe ao CLIENTE consultar e extrair, dentro do prazo garantido na cláusula 6.7.1, os registros de que necessite para auditoria interna, apuração de divergência ou fraude, defesa em processo judicial ou administrativo e cumprimento de obrigações próprias. A MHEADS recomenda a extração periódica a quem precise de histórico mais longo.

6.7.4 — O que não se confunde com a trilha de auditoria. O prazo da cláusula 6.7.1 aplica-se somente a esses registros de operação, e não afeta:

• (a) os DADOS DO CLIENTE, que permanecem armazenados enquanto vigente a contratação, na forma das cláusulas 4.5 e 6.5 — o registro do que existe hoje no SISTEMA permanece; o que se descarta é o histórico de quem o alterou e quando
• (b) os documentos fiscais eletrônicos, sujeitos aos prazos da cláusula 6.4.1
• (c) os registros de acesso à aplicação, conservados na forma da cláusula 7.10.4
• (d) o registro auditável de acesso técnico da MHEADS à base do CLIENTE, de que tratam as cláusulas 7.2.1 e 10.7.1, disponibilizado ao CLIENTE por, no mínimo, 30 (trinta) dias, aplicando-se-lhe a cláusula 6.7.2

7. PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS (LGPD)

7.1 — Os papéis de cada parte. Na forma da Lei 13.709/2018, os papéis são definidos conforme a finalidade de cada tratamento:

7.1.1 A MHEADS pode atuar como Operadora nos tratamentos realizados conforme as instruções do CLIENTE e como Controladora naqueles em que determina as finalidades necessárias à manutenção da conta, autenticação, segurança, suporte, cumprimento de obrigações legais e funcionamento do WORKSPACE.

7.2 Como Operador, a MHEADS trata os dados inseridos no SISTEMA exclusivamente conforme as instruções do CLIENTE, materializadas pelo uso das funcionalidades, e apenas para prestar o serviço. Não os comercializa, cede ou utiliza para finalidade própria, sem prejuízo do tratamento independente dos dados da CONTA DO USUÁRIO confirmados ou fornecidos diretamente pelo próprio USUÁRIO após o aceite, na forma da cláusula 7.3.2.

7.2.1 — Acesso técnico de suporte. Para diagnosticar e corrigir falhas, atender solicitações do CLIENTE e cumprir obrigação legal, a MHEADS pode acessar a base do CLIENTE. Esse acesso é restrito e controlado, observando:

• (a) pessoal autorizado e individualmente identificado — a autorização é concedida nominalmente a colaboradores da MHEADS, não havendo credencial compartilhada
• (b) autenticação multifator obrigatória para todo acesso dessa natureza
• (c) registro auditável de cada acesso, com identificação de quem acessou, qual base e quando
• (d) dever de confidencialidade dos colaboradores, subsistente após o término do vínculo

7.2.2 O acesso de que trata a cláusula 7.2.1 destina-se exclusivamente à prestação do serviço. A MHEADS não o utiliza para finalidade diversa, nem para consultar, extrair ou aproveitar dados do CLIENTE fora dessas hipóteses.

7.3 Como Controladora dos dados cadastrais e de uso, a MHEADS os trata para execução do contrato, cobrança, suporte, comunicação sobre o serviço, cumprimento de obrigação legal e melhoria do produto — nos termos da Política de Privacidade, disponível em https://mheads.com.br/politica-privacidade.

7.3.1 — Convite e dados fornecidos pelo CLIENTE. O CLIENTE fornece nome, e-mail, função, LOJAS e níveis de acesso da pessoa que deseja convidar, declarando possuir base legal para esse tratamento. Para enviar e administrar o convite, a MHEADS atua na qualidade de Operadora, segundo as instruções do CLIENTE.

7.3.1.1 O envio do convite não cria conta ativa nem concede acesso imediato. O convite informa a identidade do CLIENTE que o realizou e apresenta os termos aplicáveis à CONTA DO USUÁRIO, ao WORKSPACE e ao uso do SISTEMA.

7.3.2 — Aceite e relação direta com a MHEADS. Com o aceite do convite e dos termos aplicáveis, a pessoa cria ou ativa sua CONTA DO USUÁRIO, recebe acesso ao WORKSPACE e passa a integrar o ambiente do CLIENTE que a convidou. A partir desse momento, a MHEADS atua como Controladora dos dados necessários à manutenção da conta global, autenticação, segurança, suporte e funcionamento do WORKSPACE, com fundamento na execução do contrato celebrado diretamente com o USUÁRIO, nos termos do art. 7º, V, da Lei 13.709/2018.

7.3.3 Não aceito o convite no prazo de 90 (noventa) dias, ele expira e os dados mantidos exclusivamente para essa finalidade são eliminados, ressalvados os registros necessários à segurança, à comprovação do envio e à prevenção de convites indevidos.

7.4 — Suboperadores. A prestação do serviço envolve terceiros especializados que tratam dados em nome da MHEADS. O CLIENTE autoriza expressamente esse compartilhamento, limitado ao necessário e restrito às seguintes finalidades: hospedagem e infraestrutura em nuvem, armazenamento e cópias de segurança, entrega de conteúdo e proteção de rede, envio de e-mails e mensagens, validação de dados cadastrais, conciliação bancária e Open Finance, emissão de boletos e Pix, certificação digital e assinatura, recursos de inteligência artificial, automação de fluxos e monitoramento da aplicação.

7.4.1 A MHEADS responde perante o CLIENTE pelos atos de seus suboperadores como por atos próprios, exigindo deles obrigações contratuais não menos protetivas que as destes Termos.

7.4.2 — Transparência e confidencialidade comercial. Para fins de transparência, as categorias de serviços contratados, as finalidades do tratamento e as responsabilidades da MHEADS estão descritas nesta cláusula. A identidade individual dos fornecedores e as respectivas condições comerciais constituem informações estratégicas e confidenciais da MHEADS, não sujeitas a divulgação pública, ressalvadas as hipóteses de obrigação legal, determinação de autoridade competente ou exercício regular dos direitos do titular, nos limites da legislação aplicável.

7.4.2.1 — Alteração de fornecedores. A MHEADS pode contratar, substituir ou deixar de utilizar suboperadores, independentemente de autorização individual do CLIENTE, desde que o tratamento permaneça limitado às finalidades previstas na cláusula 7.4 e sejam exigidas obrigações de proteção de dados compatíveis com estes Termos.

7.4.3 — Integrações contratadas pelo CLIENTE. O SISTEMA permite conectar serviços de terceiros contratados diretamente pelo CLIENTE, mediante credenciais dele — como consulta e negativação de crédito, loja virtual, marketplaces e meios de pagamento.

7.4.4 Nessas integrações a relação com o terceiro é do CLIENTE, que responde pela contratação, pelas credenciais, pelo uso e pelos efeitos jurídicos dos atos praticados em seu nome — notadamente a inclusão e a exclusão de registros em órgãos de proteção ao crédito. A MHEADS fornece o meio técnico de conexão e não intermedeia essa relação.

7.4.5 — Recursos de inteligência artificial. O SISTEMA oferece recursos de inteligência artificial que auxiliam o CLIENTE na operação — análise de dados, geração de relatórios, apoio ao atendimento e sugestões de gestão. Para isso, tais recursos processam dados do próprio CLIENTE.

7.4.5.1 Esse processamento ocorre exclusivamente para prestar o serviço ao próprio CLIENTE. A MHEADS não utiliza os DADOS DO CLIENTE para treinar modelos de inteligência artificial, próprios ou de terceiros, e exige o mesmo compromisso de seus fornecedores.

7.4.5.2 As informações produzidas pelos recursos de inteligência artificial são apoio à decisão e podem ser incorretas, incompletas ou desatualizadas. Não substituem a análise humana nem constituem aconselhamento contábil, fiscal, jurídico ou financeiro, devendo ser conferidas pelo CLIENTE antes de qualquer uso. As decisões tomadas a partir delas são do CLIENTE, aplicando-se a cláusula 11.1 (j).

7.4.6 — Acesso do CONTADOR. O SISTEMA permite ao CLIENTE conceder acesso próprio ao seu CONTADOR. A habilitação, a extensão e a revogação desse acesso são ato exclusivo do CLIENTE, praticado por ele no SISTEMA. A MHEADS não compartilha dados com o CONTADOR por iniciativa própria e atua, nesse tratamento, como Operadora.

7.4.6.1 — Escopo padrão. Habilitado o acesso, ficam disponíveis ao CONTADOR os documentos fiscais eletrônicos de entrada e de saída da LOJA — os emitidos pelo próprio CLIENTE e os emitidos por terceiros contra ele — e os relatórios correspondentes, necessários à escrituração e ao cumprimento das obrigações acessórias.

7.4.6.2 — Conteúdo que depende de habilitação expressa. Os extratos das contas bancárias e os dados do módulo financeiro somente são compartilhados com o CONTADOR se o CLIENTE marcar, no SISTEMA, a opção correspondente. Não havendo essa marcação, permanecem indisponíveis a ele. O CLIENTE pode habilitar e revogar cada uma dessas opções a qualquer tempo, com efeitos imediatos e prospectivos.

7.4.6.3 — Extratos bancários e Open Finance. Os extratos exibidos no SISTEMA são recebidos das instituições financeiras, por Open Finance ou integração equivalente previamente autorizada pelo CLIENTE, e reproduzidos tal como recebidos. A MHEADS não insere, não altera e não complementa lançamentos bancários, respondendo apenas pela transmissão e pela apresentação fiel do que recebe. Divergências de saldo, lançamento ou período devem ser tratadas pelo CLIENTE diretamente com a instituição financeira.

7.4.6.4 O CONTADOR acessa o ambiente por meio de CONTA DO USUÁRIO própria e de VÍNCULO DE ACESSO, na forma da cláusula 3.7, aplicando-se integralmente as cláusulas 9.2, 9.2.2 e 9.3. A relação entre o CLIENTE e seu CONTADOR é exclusivamente entre eles: a MHEADS fornece o meio técnico e não responde pela escrituração, pela apuração de tributos, pelas obrigações acessórias nem pelo uso que o CONTADOR faça das informações a que teve acesso.

7.5 — Transferência internacional. Alguns dos serviços utilizados na operação do SISTEMA podem envolver armazenamento ou processamento de dados fora do Brasil. Quando houver transferência internacional de dados pessoais, a MHEADS observará as hipóteses e os mecanismos previstos na Lei 13.709/2018 e na regulamentação aplicável da ANPD, adotando medidas compatíveis com a natureza do tratamento e preservando os segredos comerciais e industriais.

7.6 — Incidentes de segurança. O tratamento do incidente segue o papel de cada parte quanto aos dados afetados:

• (a) Dados em que a MHEADS é Operadora — ela comunica o CLIENTE sem demora injustificada e, sempre que possível, em até 24 (vinte e quatro) horas da confirmação do incidente, prestando as informações necessárias para que ele cumpra suas obrigações legais. Cabe ao CLIENTE, como Controlador, avaliar o risco e comunicar a ANPD e os titulares
• (b) Dados em que a MHEADS é Controladora — os dados cadastrais e de uso da cláusula 7.3 e os dados da CONTA DO USUÁRIO e do WORKSPACE de que trata a cláusula 7.3.2 — cabe a ela avaliar o incidente e realizar as comunicações à ANPD e aos titulares, quando exigidas, informando o CLIENTE quando o incidente o afetar

7.6.1 A comunicação conterá, na medida do disponível, a natureza do incidente, as categorias de dados e de titulares afetados, as medidas adotadas e o ponto de contato, sendo complementada à medida que novas informações forem apuradas.

7.7 — Direitos dos titulares. Recebendo solicitação de titular relativa a dados inseridos pelo CLIENTE, a MHEADS a encaminhará ao CLIENTE e prestará o apoio técnico necessário para o atendimento.

7.8 — Encarregado. A identidade e o contato do encarregado pela proteção de dados da MHEADS são divulgados publicamente na Política de Privacidade referida na cláusula 7.3.

7.9 — Término. Encerrada a contratação, aplica-se a cláusula 6.5 aos DADOS DO CLIENTE e aos VÍNCULOS DE ACESSO mantidos com aquele CLIENTE. O encerramento não elimina a CONTA DO USUÁRIO, o acesso ao WORKSPACE nem os vínculos mantidos com outros CLIENTES, que permanecem sujeitos aos respectivos termos e bases legais.

7.10 — Requisições de autoridades e ordens judiciais. A MHEADS pode ser destinatária de ordem judicial, requisição de autoridade administrativa ou de órgão de fiscalização relativa aos DADOS DO CLIENTE, inclusive em procedimentos que envolvam o próprio CLIENTE. O cumprimento de requisição regular é obrigação legal da MHEADS e não depende de anuência do CLIENTE.

7.10.1 — Como a MHEADS procede. Recebida a requisição, a MHEADS:

• (a) verifica a regularidade formal do pedido e a competência da autoridade requisitante, podendo solicitar esclarecimentos, deixar de atender ou adotar as medidas cabíveis diante de requisição manifestamente irregular ou desprovida de fundamento legal
• (b) fornece estritamente o que for regularmente determinado, no menor escopo suficiente, sem ampliar objeto, período ou categorias de dados
• (c) quando juridicamente permitido e operacionalmente possível, comunica previamente o CLIENTE ao e-mail cadastrado, para que ele adote as medidas de defesa que entender cabíveis. Não sendo possível a comunicação prévia, informa-o tão logo cesse o impedimento legal ou operacional
• (d) registra o atendimento, com identificação da autoridade, do fundamento, do escopo e da data, disponibilizando o registro ao CLIENTE mediante solicitação, quando não houver vedação legal

7.10.2 O atendimento a requisição regular não configura violação do dever de confidencialidade (cláusula 13.2), não constitui inadimplemento destes Termos e não gera direito a indenização, desconto ou rescisão motivada.

7.10.3 A existência de investigação, procedimento ou requisição envolvendo o CLIENTE não autoriza, por si só, a suspensão do acesso, que permanece regida pelas cláusulas 4.4.1 e 5.6.1, salvo determinação expressa de autoridade competente em sentido diverso.

7.10.4 — Registros de acesso. A MHEADS mantém os registros de acesso à aplicação pelo prazo do art. 15 da Lei 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), ou por prazo maior quando determinado por autoridade competente, ressalvando-se essa guarda dos prazos de eliminação da cláusula 6.5.

8. DISPONIBILIDADE E SUPORTE

8.1 — Suporte. Prestado por telefone, e-mail, WhatsApp e chat, das 08:00 às 18:00, de segunda a sexta, exceto feriados, sem limite de chamados. Atendimentos eventualmente prestados fora desse horário constituem mera liberalidade e não alteram o horário contratado.

8.1.1 — Escopo do suporte. O suporte destina-se a esclarecer dúvidas sobre o uso do SISTEMA e a apurar eventuais falhas. Não compreende treinamento, capacitação de novos colaboradores, execução de tarefas operacionais no lugar do CLIENTE nem definição de parametrizações do negócio.

A capacitação de usuários — inclusive de quem ingressa depois — é feita pelo WORKSPACE (cláusula 8.3), disponível sem custo e sem limite de usuários.

8.2 — Implantação assistida. A implantação é conduzida em modelo assistido: constitui-se um grupo de trabalho com os envolvidos, o CLIENTE assiste aos treinamentos gravados no WORKSPACE e são realizadas chamadas de alinhamento e esclarecimento de dúvidas.

8.2.1 A implantação assistida tem carga mínima de 10 (dez) horas de acompanhamento, cujo valor consta do PEDIDO.

8.2.2 Horas de acompanhamento excedentes ao mínimo contratado são cobradas por hora, mediante orçamento prévio aprovado pelo CLIENTE.

8.3 — WORKSPACE (workspace.mheads.com.br). A MHEADS mantém ambiente próprio de treinamento e uso individual, com conteúdo sobre o SISTEMA e sobre gestão empresarial (vendas, metas, financeiro e correlatos). O acesso é oferecido gratuitamente pela MHEADS aos USUÁRIOS, sem limite de quantidade e sem integrar o preço de qualquer PLANO — razão pela qual subsiste ainda que encerrado o VÍNCULO DE ACESSO com o CLIENTE.

8.3.1 Quando uma pessoa é cadastrada pelo CLIENTE, recebe convite para criar ou utilizar sua CONTA DO USUÁRIO e integrar o ambiente daquele CLIENTE.

8.3.2 O aceite do convite cria ou ativa a CONTA DO USUÁRIO, disponibiliza o WORKSPACE e ativa o VÍNCULO DE ACESSO com o CLIENTE que realizou o convite. Se a pessoa já possuir CONTA DO USUÁRIO, aplica-se a cláusula 3.7.5.

8.3.3 A CONTA DO USUÁRIO é individual, global e vinculada ao e-mail da pessoa natural. O mesmo USUÁRIO pode manter VÍNCULOS DE ACESSO com dois ou mais CLIENTES, simultaneamente ou em períodos diferentes.

8.3.4 Cada CLIENTE administra exclusivamente o vínculo mantido com seu próprio ambiente, definindo separadamente as funções, LOJAS e permissões do USUÁRIO.

8.3.5 A inativação realizada por um CLIENTE encerra somente o VÍNCULO DE ACESSO com aquele CLIENTE. Não afeta a CONTA DO USUÁRIO, o acesso ao WORKSPACE nem os vínculos mantidos com outros CLIENTES.

8.3.6 O encerramento da contratação de um CLIENTE encerra os VÍNCULOS DE ACESSO dos usuários com aquele CLIENTE, sem excluir suas contas individuais, seu acesso ao WORKSPACE ou seus vínculos com outras empresas.

8.3.7 — Natureza do WORKSPACE. O WORKSPACE é portal do USUÁRIO, e não do CLIENTE. Nele o USUÁRIO acessa treinamentos e utiliza ferramentas de uso individual — como cards, anotações, listas e cofre de senhas. O conteúdo que o USUÁRIO cria, organiza ou armazena no WORKSPACE pertence a ele, é tratado de forma independente do ambiente do CLIENTE e não integra os DADOS DO CLIENTE. O CLIENTE não acessa, não administra e não exporta o WORKSPACE de seus USUÁRIOS.

8.3.8 — Compartilhamento pelo USUÁRIO. O USUÁRIO pode compartilhar com outras pessoas conteúdo do seu WORKSPACE, inclusive cards e itens do cofre de senhas. O compartilhamento é ato exclusivo do USUÁRIO, praticado por sua conta e risco, e não é solicitado, intermediado ou revisado pela MHEADS.

8.3.9 — Informação da empresa registrada pelo USUÁRIO. Se o USUÁRIO optar por registrar ou compartilhar, em seu WORKSPACE, informação relativa ao CLIENTE, fá-lo por decisão e responsabilidade próprias — como ocorreria em qualquer ferramenta pessoal de produtividade ou anotações que ele utilizasse. A MHEADS não responde perante o CLIENTE por esse registro ou compartilhamento, cabendo ao CLIENTE orientar seus colaboradores e estabelecer suas próprias regras internas de confidencialidade e de uso de ferramentas pessoais. Essa exclusão não afasta os deveres de sigilo e segurança da MHEADS quanto às informações a que ela própria tenha acesso, na forma dos capítulos 7 e 13.

8.3.10 — Conteúdo disponibilizado pelo CLIENTE aos seus USUÁRIOS. O CLIENTE pode disponibilizar aos USUÁRIOS vinculados conteúdo próprio — vídeos de treinamento, materiais e procedimentos internos. Esse conteúdo é do CLIENTE e sua exibição depende de VÍNCULO DE ACESSO ativo.

8.3.10.1 Inativado o vínculo pelo CLIENTE, ou encerrada a sua contratação, o USUÁRIO deixa imediatamente de visualizar no WORKSPACE todo o conteúdo disponibilizado por aquele CLIENTE, bem como qualquer informação referente ao ambiente dele. Permanecem acessíveis ao USUÁRIO apenas o conteúdo por ele próprio criado e o conteúdo oferecido pela MHEADS.

8.4 — Serviços adicionais. Os serviços abaixo não integram o plano e, quando solicitados, são prestados mediante orçamento prévio expressamente aprovado pelo CLIENTE. Nenhum serviço adicional é executado ou cobrado sem essa aprovação:

• (a) Migração personalizada de dados. A importação por arquivo CSV é feita pelo próprio CLIENTE, pelo SISTEMA, sem custo. Migração que exija tratamento personalizado é serviço à parte
• (b) Desenvolvimento de melhoria ou funcionalidade. O CLIENTE pode sugerir melhorias e apresentar necessidades. A MHEADS analisa a viabilidade e, sendo o caso, apresenta proposta de projeto. A sugestão não gera obrigação de desenvolver nem prazo
• (c) Horas de acompanhamento excedentes ao mínimo da cláusula 8.2.1

8.5 — Serviços não prestados. A MHEADS não presta, a qualquer título:

• (a) customização ou desenvolvimento sob medida fora do previsto em 8.4 (b)
• (b) instalação ou configuração de equipamentos, hardware e infraestrutura
• (c) atendimento fora do horário previsto em 8.1
• (d) deslocamento a outras localidades
• (e) consultoria tributária ou definição de parametrizações fiscais do CLIENTE
• (f) definição de perfis, níveis de acesso e restrições de horário dos usuários do CLIENTE, na forma da cláusula 9.2.2

8.6 — PDV offline. O módulo de vendas (PDV) opera sem conexão com a internet, sincronizando quando a conexão é restabelecida. Os demais módulos dependem de conexão do lado do CLIENTE.

8.6.1 Enquanto não sincronizados, os dados registrados no PDV residem no equipamento do CLIENTE. A MHEADS não responde pela perda de dados ainda não sincronizados, decorrente de defeito, extravio, furto, formatação ou substituição do equipamento. Cabe ao CLIENTE manter a sincronização regular.

8.7 As manutenções programadas são comunicadas com antecedência mínima de 96 (noventa e seis) horas e realizadas fora do horário comercial, salvo motivo de força maior ou correção urgente que exponha a segurança ou a integridade dos dados.

8.8 — Disponibilidade. A MHEADS mantém o SISTEMA disponível em, no mínimo, 99% (noventa e nove por cento) de cada mês civil, apurada por LOJA e excluídas as manutenções programadas da cláusula 8.7, os períodos de suspensão previstos nestes Termos, o bloqueio da cláusula 14.2.2 e as hipóteses das cláusulas 11.1 e 15.6.

8.9 — Prazos de atendimento. Comunicada uma falha pelos canais da cláusula 8.1, a MHEADS observará os seguintes prazos de restabelecimento da operação:

8.9.1 Os prazos correm da comunicação da falha pelo CLIENTE em horas úteis — assim entendidas as compreendidas no horário da cláusula 8.1, de modo que 24 horas úteis equivalem a aproximadamente três dias úteis —, e ficam suspensos enquanto pendente informação ou acesso que dependa do CLIENTE.

8.9.1.1 Considera-se cumprido o prazo com a identificação do problema e o restabelecimento da operação, ainda que por solução de contorno, prosseguindo a MHEADS na correção definitiva.

8.9.2 Não se sujeitam a estes prazos as solicitações que não sejam falha — dúvidas, melhorias da cláusula 8.4 (b) e serviços adicionais.

8.9.3 Os prazos não se aplicam quando a causa for alheia à MHEADS, nas hipóteses das cláusulas 11.1 e 15.6.

8.10 — Apuração e remédio. Considera-se indisponibilidade a impossibilidade total de acesso ao SISTEMA, ou a indisponibilidade de módulo essencial, atribuível à MHEADS, apurada por LOJA, em minutos, no mês civil, pelos registros de monitoramento da MHEADS. São essenciais, para esse fim, as funcionalidades de venda, emissão de documentos fiscais e fechamento de caixa referidas na cláusula 8.9.

8.10.1 O CLIENTE que o requerer em até 30 (trinta) dias do fim do mês faz jus a desconto na fatura seguinte, calculado sobre o valor mensal da LOJA afetada:

8.10.1.1 O conjunto dos descontos de um mesmo mês é limitado a 20% do valor mensal da LOJA afetada.

8.10.2 O desconto da cláusula 8.10.1 é o único remédio pecuniário do CLIENTE pelo descumprimento das cláusulas 8.8 e 8.9, ressalvados o direito de rescisão da cláusula 8.10.3 e as hipóteses de dolo ou culpa grave.

8.10.3 Descumprido o índice por 3 (três) meses consecutivos, o CLIENTE pode rescindir sem ônus, aplicando-se a cláusula 5.3.1.

9. OBRIGAÇÕES DO CLIENTE

9.1 Fornecer informações verdadeiras e mantê-las atualizadas — especialmente o e-mail cadastrado, que é o canal oficial de todas as comunicações previstas nestes Termos, inclusive das comunicações de alteração destes Termos e da respectiva data-limite para aceite (cláusula 14).

9.2 Definir, para o seu próprio ambiente, a função, as LOJAS e os níveis de acesso de cada USUÁRIO, bem como inativar o respectivo VÍNCULO DE ACESSO quando cessar a autorização ou o vínculo profissional. A MHEADS não monitora o quadro de pessoal do CLIENTE nem inativa vínculos por iniciativa própria.

9.2.1 A inativação realizada pelo CLIENTE produz efeitos exclusivamente em seu próprio ambiente. O CLIENTE não pode consultar, alterar ou encerrar a CONTA DO USUÁRIO, o acesso ao WORKSPACE ou os vínculos mantidos pelo USUÁRIO com outros CLIENTES. Quanto ao conteúdo disponibilizado pelo próprio CLIENTE no WORKSPACE, aplica-se a cláusula 8.3.10.1.

9.2.2 — Regras de acesso são do CLIENTE. Compete exclusiva e permanentemente ao CLIENTE, por meio do USUÁRIO RESPONSÁVEL ou dos usuários que designar para essa finalidade, definir, aplicar e revisar em seu ambiente: os perfis e níveis de permissão; as LOJAS acessíveis a cada USUÁRIO; as restrições de módulo, de operação e de valor; e as restrições de acesso por horário e por dia. A MHEADS disponibiliza os recursos de configuração e não define, não valida, não recomenda nem monitora as regras adotadas pelo CLIENTE.

9.3 — Credenciais e acessos. O CLIENTE deve orientar seus USUÁRIOS a manter o sigilo de suas credenciais, adotar senhas robustas e utilizar os mecanismos de segurança disponibilizados. Presumem-se autorizadas pelo CLIENTE as ações realizadas em seu ambiente por meio de CONTA DO USUÁRIO válida e VÍNCULO DE ACESSO ativo, ressalvada a hipótese em que seja demonstrado comprometimento da conta, comunicado à MHEADS imediatamente após sua identificação.

9.3.1 O CLIENTE é responsável pelos níveis de acesso e restrições que conceder ou deixar de configurar (cláusula 9.2.2), pelo compartilhamento indevido de credenciais realizado por pessoas sob sua responsabilidade e pela falta de inativação do VÍNCULO DE ACESSO quando cessar a autorização ou o vínculo profissional. A permanência da CONTA DO USUÁRIO e de sua senha após o desligamento não constitui falha do CLIENTE, desde que o vínculo com seu ambiente tenha sido corretamente inativado.

9.3.1.1 Por se tratar de sistema acessado pela internet, a MHEADS disponibiliza, sem custo adicional, autenticação em duas etapas (2FA) por aplicativo autenticador — como Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou equivalente. A adoção é individual: cada usuário a habilita na sua própria conta. O CLIENTE pode orientar seus usuários a fazê-lo, e a MHEADS recomenda a adoção.

9.3.2 A MHEADS não responde pelo acesso realizado com credenciais válidas quando o comprometimento for atribuível ao CLIENTE ou a seus usuários, notadamente nas hipóteses da cláusula 9.3.1. A exclusão não se aplica quando o comprometimento decorrer de falha do SISTEMA ou das medidas de segurança da MHEADS.

9.4 Responder pelos dados que insere no SISTEMA, pela configuração tributária do seu negócio e pela emissão dos seus documentos fiscais.

9.4.1 A definição do regime tributário, das alíquotas, dos códigos fiscais (CST, CFOP, NCM) e das demais parametrizações tributárias é de competência do CLIENTE e de seu CONTADOR, a quem o SISTEMA disponibiliza acesso próprio na forma da cláusula 7.4.6. A MHEADS fornece a ferramenta; não presta consultoria tributária nem valida as opções fiscais adotadas pelo CLIENTE.

9.4.2 Cabe ao CLIENTE habilitar, revisar e revogar o acesso do CONTADOR e as opções de compartilhamento da cláusula 7.4.6.2, respondendo pela extensão do acesso que conceder.

9.4.3 — Abrangência da responsabilidade fiscal do CLIENTE. São de responsabilidade exclusiva do CLIENTE, por decorrerem de decisão, informação ou parametrização dele ou de seu CONTADOR:

• (a) regime tributário, alíquotas, bases de cálculo, CST, CFOP, NCM, CEST, benefícios e regimes especiais e demais parametrizações tributárias
• (b) classificação e enquadramento de produtos, serviços e operações
• (c) emissão, autorização, cancelamento, inutilização, carta de correção e transmissão de documentos fiscais de entrada e de saída, bem como a observância dos respectivos prazos
• (d) informação dos dados do destinatário, inclusive CPF ou CNPJ em cupom fiscal
• (e) geração, conferência e transmissão de obrigações acessórias, inclusive SPED e demais declarações, e a correção de eventuais divergências
• (f) guarda dos documentos fiscais eletrônicos, na forma da cláusula 6.4.1

9.4.4 Multas, autuações, juros, exigência de tributo, glosa ou estorno de crédito, cobranças de terceiros e reclamações de seus próprios clientes decorrentes das hipóteses da cláusula 9.4.3 são suportadas pelo CLIENTE, aplicando-se a cláusula 11.4.

9.4.5 — Orientações do suporte. As informações prestadas pelo suporte têm caráter operacional — onde localizar um campo, como utilizar uma funcionalidade, como executar uma rotina —, ainda que versem sobre campos de natureza fiscal. Não constituem consultoria ou orientação tributária, contábil ou jurídica, não vinculam a MHEADS e não transferem a ela a responsabilidade da cláusula 9.4.3, que permanece do CLIENTE e de seu CONTADOR.

9.4.5.1 — Registro do atendimento. Para fins de rastreabilidade, os atendimentos e orientações operacionais prestados pela MHEADS são registrados em chamado, cuja cópia é enviada ao e-mail cadastrado ou disponibilizada ao CLIENTE no portal de atendimento. O registro do chamado constitui a referência oficial do atendimento para fins operacionais, sem prejuízo dos demais meios de prova admitidos pela legislação aplicável.

9.4.5.2 — Consulta ao CONTADOR. A MHEADS recomenda que toda definição de natureza tributária seja submetida ao CONTADOR do CLIENTE antes de sua adoção. A ausência dessa consulta não transfere à MHEADS responsabilidade que seja do CLIENTE.

9.4.6 — Limite. O disposto nas cláusulas 9.4.3 a 9.4.5.2 não alcança o erro que decorra comprovadamente de falha do SISTEMA, inclusive de desatualização quanto às exigências fiscais na forma da cláusula 10.2, hipótese regida pelas cláusulas 10.3, 11.3 e 11.3.1.

9.5 Utilizar o SISTEMA apenas para sua própria operação, sendo vedada a cessão, sublicenciamento ou revenda do acesso.

9.6 Manifestar, pelo USUÁRIO RESPONSÁVEL, o aceite das novas versões destes Termos até a data-limite comunicada, na forma da cláusula 14.

10. OBRIGAÇÕES DA MHEADS

10.1 Disponibilizar o SISTEMA conforme o PLANO contratado, com os recursos e limites da cláusula 2.4.

10.2 Manter o SISTEMA atualizado quanto às exigências fiscais aplicáveis aos documentos e obrigações compreendidos no PLANO contratado, disponibilizando as adequações até a data de exigibilidade da respectiva obrigação, desde que a especificação técnica e o ambiente de homologação tenham sido publicados pela autoridade competente com antecedência razoável.

10.2.1 Alteração legislativa que exija módulo ou funcionalidade nova, não compreendida no PLANO contratado, observa a cláusula 8.4 (b).

10.3 Corrigir falhas identificadas no SISTEMA que lhe sejam comunicadas.

10.4 Prestar suporte no escopo e no horário das cláusulas 8.1 e 8.1.1, observados os prazos de restabelecimento da operação previstos na cláusula 8.9.

10.5 Disponibilizar o WORKSPACE aos USUÁRIOS que aceitarem o convite e os termos aplicáveis, sem custo adicional e sem integração ao preço de qualquer PLANO, observadas as condições próprias daquela plataforma.

10.5.1 Assegurar que o conteúdo disponibilizado pelo CLIENTE no WORKSPACE deixe de ser exibido ao USUÁRIO quando inativado o VÍNCULO DE ACESSO ou encerrada a contratação, na forma da cláusula 8.3.10.1.

10.6 Adotar medidas técnicas e administrativas de segurança compatíveis com a natureza do serviço e manter rotinas de backup, na forma da cláusula 6.6.

10.6.1 Disponibilizar, sem custo adicional, o recurso de autenticação em duas etapas (2FA) de que trata a cláusula 9.3.1.1, bem como os recursos de configuração de perfis, permissões e restrições de horário de que trata a cláusula 9.2.2.

10.7 Tratar os dados pessoais na forma do capítulo 7 e manter sigilo sobre as informações do CLIENTE a que tiver acesso, durante a contratação e após seu término.

10.7.1 Manter os controles de acesso técnico da cláusula 7.2.1 — autorização nominal, autenticação multifator e registro auditável — e disponibilizar ao CLIENTE, mediante solicitação, o histórico de acessos à sua base, observado o prazo da cláusula 6.7.4 (d).

10.8 Comunicar previamente as manutenções programadas, na forma da cláusula 8.7, e as alterações destes Termos, na forma da cláusula 14.1.

11. LIMITAÇÕES

11.1 A MHEADS não se responsabiliza por:

• (a) dados inseridos incorretamente pelo CLIENTE
• (b) configuração tributária definida pelo CLIENTE
• (c) infraestrutura, equipamentos e conexão do CLIENTE
• (d) definição de perfis, níveis de acesso e restrições de horário dos usuários do CLIENTE, na forma da cláusula 9.2.2
• (e) emissão, transmissão e obrigações acessórias decorrentes de dados, classificações ou parametrizações do CLIENTE, na forma das cláusulas 9.4.3 a 9.4.6
• (f) equipamentos não homologados
• (g) indisponibilidade de serviços de terceiros alheios à cadeia de fornecimento da MHEADS — SEFAZ e demais autoridades, instituições financeiras, operadoras e provedores de acesso do CLIENTE —, não abrangidos os suboperadores da cláusula 7.4, pelos quais a MHEADS responde na forma ali prevista
• (h) indisponibilidade decorrente da suspensão por inadimplência, na forma da cláusula 4.4.2, ou do bloqueio por não aceite, na forma da cláusula 14.2.2
• (i) acesso obtido com credenciais válidas de usuário do CLIENTE, na forma da cláusula 9.3.2
• (j) informações, análises ou sugestões produzidas pelos recursos de inteligência artificial, cuja avaliação e utilização competem ao CLIENTE, na forma da cláusula 7.4.5
• (k) conteúdo que o USUÁRIO registre ou compartilhe em seu WORKSPACE, na forma da cláusula 8.3.9
• (l) conteúdo, exatidão ou periodicidade dos extratos recebidos das instituições financeiras, na forma da cláusula 7.4.6.3, e uso que o CONTADOR faça das informações compartilhadas pelo CLIENTE

11.2 Ressalvadas as hipóteses de dolo ou culpa grave, a MHEADS não responde por lucros cessantes, perda de oportunidade, perda de receita ou danos indiretos de qualquer natureza.

11.3 Ressalvadas as hipóteses de dolo ou culpa grave, a responsabilidade total da MHEADS, por evento ou série de eventos conexos, fica limitada ao maior entre (i) o valor efetivamente pago pelo CLIENTE nos 12 (doze) meses anteriores ao evento e (ii) 12 (doze) vezes o valor mensal vigente na data do evento.

11.3.1 Ressalvadas as hipóteses de dolo ou culpa grave, a responsabilidade da MHEADS não excederá os danos diretos comprovadamente sofridos pelo CLIENTE.

11.4 — Regresso. Na medida em que decorram de ato, omissão, informação, configuração, autorização ou decisão imputável ao CLIENTE, este responderá e manterá a MHEADS indene de reclamações, autuações, condenações, custas e honorários decorrentes de: (a) dados inseridos no SISTEMA sem base legal ou em desacordo com a Lei 13.709/2018; (b) uso do SISTEMA em desacordo com estes Termos ou com a legislação; (c) atos praticados nas integrações da cláusula 7.4.3, notadamente inclusões e exclusões em órgãos de proteção ao crédito; (d) documentos fiscais emitidos com base em parametrização por ele definida; (e) compartilhamentos e acessos habilitados por ele na forma da cláusula 7.4.6.

11.4.1 A responsabilidade prevista na cláusula 11.4 limita-se à parcela do dano efetivamente decorrente de ato ou omissão imputável ao CLIENTE, não alcançando prejuízos decorrentes de falha comprovadamente atribuível à MHEADS.

11.5 O limite da cláusula 11.3 não se aplica às obrigações de pagamento do CLIENTE, à indenização da cláusula 11.4 nem à violação da cláusula 9.5.

11.6 Reputada excessiva qualquer limitação deste capítulo, ela se aplica no limite máximo admitido em direito, preservada sua eficácia no que exceder à invalidade.

12. PROPRIEDADE INTELECTUAL

12.1 O SISTEMA, seu código, estrutura, marca e materiais são de propriedade exclusiva da MHEADS.

12.2 Estes Termos não transferem qualquer direito de propriedade intelectual ao CLIENTE.

12.3 — Natureza da contratação. O CLIENTE não adquire o SISTEMA: contrata licença de uso de produto fornecido como serviço (cláusulas 2.1 e 2.2), que a MHEADS mantém, evolui e aprimora continuamente para toda a sua base de clientes. As melhorias e funcionalidades incorporadas ao SISTEMA integram o produto, e não constituem desenvolvimento de software por encomenda.

12.3.1 — Melhorias solicitadas pelo CLIENTE. Funcionalidades, módulos, melhorias, integrações, rotinas, telas e relatórios desenvolvidos pela MHEADS, ainda que decorrentes de sugestão ou solicitação específica do CLIENTE e ainda que total ou parcialmente custeados por ele, integram o SISTEMA e permanecem de titularidade exclusiva da MHEADS. As partes estipulam expressamente esse regime, na forma da ressalva contida no art. 4º da Lei 9.609/1998.

12.3.2 O eventual pagamento pelo CLIENTE remunera o serviço de desenvolvimento e o direito de utilização da funcionalidade no âmbito da licença contratada, não importando cessão ou transferência de código-fonte, de direitos de propriedade intelectual, de exclusividade ou de titularidade, nem impedimento a que a MHEADS utilize, reproduza, adapte, evolua, integre ou disponibilize a mesma funcionalidade, ou solução dela derivada, a outros clientes.

12.3.3 — Uso preservado. O CLIENTE que sugeriu ou solicitou a melhoria mantém o direito de utilizá-la enquanto vigente sua contratação e enquanto ela integrar o PLANO contratado, tenha ou não custeado o desenvolvimento. A MHEADS não condiciona o uso de recurso incorporado ao SISTEMA a pagamento adicional por quem o sugeriu.

12.3.4 A solicitação, a especificação funcional, a ideia, a necessidade de negócio ou a contribuição apresentada pelo CLIENTE não lhe confere direito de propriedade ou exclusividade sobre a solução técnica desenvolvida pela MHEADS, ressalvados os direitos incidentes sobre materiais de titularidade preexistente do próprio CLIENTE.

12.3.5 Qualquer cessão de propriedade intelectual, entrega de código-fonte ou concessão de exclusividade somente produz efeitos se expressamente prevista em instrumento específico celebrado entre as partes.

12.4 — Sugestões. Sugestões, críticas e relatos de melhoria enviados pelo CLIENTE ou por seus usuários podem ser livremente utilizados pela MHEADS, em caráter gratuito e irrevogável, sem que disso decorra direito, remuneração ou obrigação de implementar.

12.5 O CLIENTE autoriza, em caráter gratuito, o uso de seu nome empresarial, marca e logotipo pela MHEADS exclusivamente para compor a relação de clientes em site e materiais institucionais. A autorização pode ser revogada a qualquer tempo pelo canal da cláusula 15.7, com efeitos prospectivos.

12.5.1 Depoimento, estudo de caso, peça publicitária, vídeo, anúncio de parceria ou divulgação de resultados dependem de autorização específica e prévia do CLIENTE, em cada caso.

12.6 — Conteúdo do CLIENTE no WORKSPACE. O conteúdo de treinamento e os materiais que o CLIENTE disponibilizar aos seus USUÁRIOS permanecem de titularidade dele. A MHEADS os hospeda e exibe apenas enquanto houver VÍNCULO DE ACESSO ativo, na forma da cláusula 8.3.10.

13. CONFIDENCIALIDADE

13.1 Cada parte manterá sigilo sobre as informações da outra a que tiver acesso em razão desta contratação, usando-as apenas para executá-la. São confidenciais, entre outras: para a MHEADS, os DADOS DO CLIENTE e suas informações comerciais; para o CLIENTE, o SISTEMA, sua documentação, as condições comerciais, as credenciais de acesso e as informações sobre segurança e funcionamento.

13.1.1 O dever previsto nesta cláusula vincula as partes. As obrigações de confidencialidade dos USUÁRIOS perante o CLIENTE decorrem da relação mantida entre eles, aplicando-se a cláusula 8.3.9.

13.2 Não são confidenciais as informações públicas, as já conhecidas sem violação de dever de sigilo e aquelas cuja divulgação seja exigida por lei ou autoridade — hipótese em que a parte comunicará a outra previamente, quando permitido.

13.3 O dever subsiste por 5 (cinco) anos após o término da contratação, e indefinidamente quanto a dados pessoais e segredos de negócio.

14. ALTERAÇÃO DESTES TERMOS

14.1 — Comunicação e vigência por CLIENTE. Estes Termos podem ser alterados mediante publicação de nova versão, identificada por número e data, na forma da cláusula 14.4. A nova versão passa a reger a relação com cada CLIENTE a partir do respectivo aceite.

14.1.1 — CLIENTES já contratados. Para o CLIENTE sujeito a versão anterior, a MHEADS comunicará a nova versão ao e-mail cadastrado, indicando o número da versão, o que mudou e a data-limite para aceite, não inferior a 30 (trinta) dias contados da comunicação, podendo a MHEADS fixar prazo maior.

14.1.2 Durante esse período o CLIENTE permanece integralmente regido pela versão anteriormente aceita, sem alteração de direitos ou obrigações. Aceita a nova versão, ela passa a reger a relação a partir da data do aceite. Não aceita até a data-limite, aplica-se a cláusula 14.2.2.

14.2 — Aceite expresso. A nova versão depende de aceite eletrônico expresso, realizado dentro do próprio SISTEMA pelo USUÁRIO RESPONSÁVEL — ou, enquanto não indicado, por usuário com perfil de administrador. O simples uso do SISTEMA não substitui o aceite. O aceite é registrado na forma da cláusula 3.4, com versão e hash do documento aceito.

14.2.1 — Aviso no SISTEMA. A partir da comunicação da cláusula 14.1.1 e até a data-limite, o SISTEMA exibe aviso da nova versão, com acesso ao texto integral, à indicação do que mudou e à data-limite para aceite. A operação permanece plenamente disponível durante esse período.

14.2.2 — Não aceite até a data-limite. Não realizado o aceite até a data-limite, o acesso do CLIENTE ao SISTEMA é bloqueado a partir do dia seguinte, permanecendo disponível apenas a tela de aceite ao USUÁRIO RESPONSÁVEL ou ao administrador. O bloqueio:

• (a) não encerra a contratação e não elimina os DADOS DO CLIENTE, que permanecem armazenados, aplicando-se a cláusula 6.5 apenas após eventual encerramento
• (b) não impede a obtenção do backup integral, que pode ser solicitado na forma das cláusulas 6.2.1 e 6.2.2
• (c) suspende o faturamento na modalidade pós-paga enquanto perdurar, não sendo cobrado o período bloqueado
• (d) é desfeito de imediato com o aceite, restabelecendo-se o acesso sem custo de reativação

14.2.3 A MHEADS comunicará ao e-mail cadastrado a proximidade da data-limite e, efetivado o bloqueio, o seu início e a forma de restabelecimento.

14.2.4 — Persistência do bloqueio. Persistindo o bloqueio por 60 (sessenta) dias sem aceite, a contratação é encerrada, mediante comunicação prévia ao e-mail cadastrado com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, aplicando-se as cláusulas 5.3, 5.3.1 e 6.5.

14.3 — Recusa e rescisão sem ônus. O CLIENTE que não concordar com a nova versão pode rescindir sem qualquer ônus, comunicando-o até a data-limite. Nesta hipótese fica dispensado o aviso prévio de 30 dias da cláusula 5.2.1, a rescisão produz efeito na data em que a nova versão passaria a reger sua relação contratual, aplicando-se a restituição proporcional da cláusula 5.3.1.

14.4 Todas as versões permanecem publicadas e consultáveis, identificadas por número de versão e data de vigência, em https://mheads.com.br/termos-de-servico.

14.5 — Novas contratações. O CLIENTE que contratar a partir da vigência de uma versão obtém acesso ao SISTEMA somente mediante o aceite dela, na forma da cláusula 3.1, não se lhe aplicando o rito de transição das cláusulas 14.1 a 14.2.4.

14.6 — USUÁRIOS. Os termos aplicáveis à CONTA DO USUÁRIO e ao WORKSPACE são aceitos individualmente pelo USUÁRIO e seguem rito próprio de alteração. O não aceite destes Termos pelo CLIENTE, e o bloqueio dele decorrente, não afetam a CONTA DO USUÁRIO nem o acesso ao WORKSPACE.

15. DISPOSIÇÕES GERAIS

15.1 Estes Termos não estabelecem vínculo empregatício, societário ou de representação entre as partes.

15.1.1 — Integralidade e substituição. Estes Termos, o PEDIDO e a Política de Privacidade regem integralmente a relação entre as partes e substituem, a partir do aceite, quaisquer ajustes anteriores, escritos ou verbais, sobre o mesmo objeto. Os termos aplicáveis à CONTA DO USUÁRIO e ao WORKSPACE são celebrados diretamente com o USUÁRIO e não integram esta contratação.

15.1.2 — Hierarquia. Havendo divergência, prevalece o PEDIDO quanto a plano, valor, modalidade de cobrança e data de início; quanto ao mais, prevalecem estes Termos.

15.2 A invalidade de qualquer cláusula não afeta as demais, sendo a cláusula inválida substituída por disposição válida que preserve, na maior medida admitida, o efeito pretendido.

15.3 — Cessão. O CLIENTE não pode ceder ou transferir esta contratação a terceiro sem anuência prévia e escrita da MHEADS, que não será negada sem motivo justificado. Alteração do quadro societário ou do controle do CLIENTE, mantida a mesma pessoa jurídica, não constitui cessão e não depende de anuência — bastando a atualização dos dados cadastrais.

15.3.1 A MHEADS pode ceder esta contratação em caso de reorganização societária, incorporação, fusão ou cisão, sem alteração das condições contratadas, comunicando o CLIENTE.

15.4 — Contagem de prazos. Os prazos em dias contam-se em dias corridos, salvo quando indicados como úteis, excluindo-se o dia do início e incluindo-se o do vencimento; vencendo em dia não útil, prorrogam-se para o primeiro dia útil seguinte. Horas úteis são as compreendidas no horário da cláusula 8.1.

15.5 A tolerância quanto ao descumprimento de qualquer obrigação não implica novação nem renúncia.

15.6 — Caso fortuito e força maior. Nenhuma das partes responde pelo descumprimento decorrente de caso fortuito ou força maior, na forma do art. 393 do Código Civil — nele compreendidos, entre outros, falhas de telecomunicação de âmbito geral, ataques cibernéticos de larga escala e determinações de autoridade. Cessado o evento, as obrigações se restabelecem.

15.6.1 A indisponibilidade de suboperador só configura força maior quando decorrer de evento extraordinário, inevitável e alheio ao risco ordinário da prestação — não bastando a falha operacional do fornecedor, pela qual a MHEADS responde na forma da cláusula 7.4.1.

15.7 — Canais oficiais de comunicação.

Cabe ao CLIENTE manter o e-mail cadastrado atualizado. Comunicação enviada ao endereço cadastrado reputa-se entregue, ainda que não lida.

15.7.1 Os avisos exibidos dentro do SISTEMA — como o da cláusula 14.2.1 — têm caráter complementar e não substituem a comunicação ao e-mail cadastrado, nem a dispensam.

15.8 Estes Termos são regidos pelas leis brasileiras, ficando eleito o foro da Comarca de Foz do Iguaçu/PR para dirimir controvérsias deles decorrentes, ressalvadas as hipóteses de competência legal inderrogável.